Informatie over de factuureisen.
Facturen moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Van oudsher dienden naam, adres en vestigingsplaats vermeld te worden evenals het btw-bedrag. Inmiddels is daar, op basis van een Europese Richtlijn, een aantal eisen bijgekomen. Zo moet een btw-plichtige ondernemer zijn btw-identificatienummer op de factuur vermelden. De prijs van de levering of de dienst moet worden vermeld in de munteenheid van het land waar de levering of dienst wordt verricht.
Wordt geleverd of een dienst verleend aan een ondernemer die in een ander EU-land is gevestigd, dan zal in een aantal gevallen ook het btw-identificatienummer van deze afnemer vermeld moeten worden.
Dit is bijv. het geval als gebruik gemaakt wordt van de btw-verleggingsregeling. Tevens moet er op de factuur verwezen worden naar de verleggingsregeling zelf. Hetzelfde geldt als een vrijstelling van toepassing is. De hoogte van het btw-tarief dient ook op de factuur vermeld te worden.
Als een bedrag vooruit betaald is, moet dit op de factuur staan, evenals de datum waarop dat gebeurd is. Ook de eventueel van toepassing zijnde margeregeling moet op de factuur vermeld zijn. Dit komt vaak voor bij de verkoop van gebruikte auto’s.
In praktijk zien we wel eens dat sommige factuureisen worden vergeten op de facturen. Dit komt soms omdat ondernemers in Excel hun eigen factuur maken of boekhoudpakket gebruiken voor de facturering en deze niet goed zijn in gesteld.
Het is belangrijk dat er voldaan worden aan de factuureisen omdat de Belastingdienst de facturen kan afkeuren en een boete opleggen van maximaal € 5514,-.
De factuureisen
- uw volledige naam en die van uw afnemer
Vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat. - uw volledige adres en dat van uw afnemer
Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als u alleen een postbusnummer vermeldt. - uw btw-identificatienummer
Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor. Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert. - als u bij de KVK bent ingeschreven: uw KVK-nummer
- de datum waarop de factuur is uitgereikt
- een factuurnummer
Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. - Omschrijving en omvang van de goederen of diensten die geleverd worden.
Bijvoorbeeld 10 houten planken of 3 uur verzorgen van uw administratie. - de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
Levert u goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is. - Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
- Het btw-bedrag.
Bijzonderheden
Bijzondere vereisten voor facturen:
- als de afnemer in plaats van de leverancier of dienstverlener de factuur uitreikt dient vermeld te worden: “Factuur uitgereikt door de afnemer”;
- als een verleggingsregeling van toepassing is dient vermeld te worden: “Btw verlegd”;
- voor bepaalde sectoren dient, indien van toepassing, de vermelding: “Bijzondere regeling reisbureaus”, “Bijzondere regeling gebruikte goederen”, “Bijzondere regeling kunstvoorwerpen” of “Bijzondere regeling voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten” opgenomen te worden.
Als het factuurbedrag € 100 of lager is (inclusief btw) dan kunt u gebruik maken van de vereenvoudigde btw-factuur.
Voor vereenvoudigde btw-facturen gelden de volgende eisen (geldt niet als de afnemer in het buitenland woont!):
- de factuurdatum dient vermeld te worden;
- de naw-gegevens van de leverancier dienen vermeld te worden;
- de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten dient vermeld te worden;
- het btw-bedrag dat betaald moet worden ofwel de gegevens waarmee het bedrag berekend kan worden dient vermeld te worden.
Wilt u meer informatie, neem vrijblijvend contact met ons op.
Bron: Belastingdienst en Tips en Advies
